«No solo tenemos más tiempo, sino que ¿qué significa eso? El estrés disminuye. La confianza aumenta. Confíe en la información que procesamos y archivamos. Esas son las cosas que hemos notado. Estoy un 130% convencido de que nuestra gente aquí en la oficina nunca volverá a la forma en que hacíamos los negocios hace cinco años. Pasamos de [procesar entradas] en 0-10 minutos... a 0-3 minutos. Ahí es donde se empieza a ver la eficiencia y la eficacia de nuestros servicios»

Cómo OF Group transformó cuatro generaciones de excelencia en el despacho de aduanas con la automatización inteligente de documentos:

En esta entrevista con un cliente de DocUnlock, Oscar Fernandes (director y agente de aduanas autorizado) de OF Group explica cómo el procesamiento inteligente de documentos de DocUnlock revolucionó su operación de despacho de aduanas de cuarta generación, con 96 años de antigüedad, que abarca Laredo (Texas) y Nuevo Laredo (México) y presta servicio al puerto más grande del país por volumen.

‍

PUNTOS DE VISTA CLAVE Y MOMENTOS DECISIVOS:

→ Implementación perfecta e invisible para el cliente

‍OF Group logró una automatización completa sin ninguna interrupción para los clientes. Como subraya Oscar: «Al final del día, el cliente nunca [tuvo que cambiar nada]. Así que fue 100% fácil para ellos». Los diferentes clientes siguen enviando documentos en sus formatos preferidos, mientras que DocUnlock gestiona todas las variaciones mediante flujos de trabajo personalizados.

→ Se logró una cobertura operativa del 79%

‍«Usamos DocUnlock para más del 79% de nuestras operaciones. Eso es un hecho». OF Group automatizó con éxito la gran mayoría de sus procesos de despacho de aduanas en sus operaciones en EE. UU. y México, reestructurando radicalmente su flujo empresarial.

→ Capacidad de respuesta regulatoria rápida

‍Con los cambios en las tarifas y las órdenes ejecutivas que llegaban por sorpresa sin previo aviso, DocUnlock permitió una agilidad sin precedentes. Oscar señala: «DocUnlock ha hecho un trabajo fantástico al ayudarnos a organizarnos... dándonos ese control, esas recomendaciones y esas sugerencias que ofrecen sus programadores».

→ Más del 70% de reducción de tiempo por entrada

‍El tiempo de procesamiento se redujo drásticamente de 10 minutos a 3 para la mayoría de los envíos. Esta transformación permitió a los redactores de entradas centrarse en el cumplimiento, la formación, las ventas y las consultas con los clientes, en lugar de en la introducción manual de datos.

→ Escalamiento sin estrés y sin personal

‍OF Group, que antes requería ejércitos de personas «simplemente sentadas frente al ordenador y escribiendo», ahora puede gestionar un volumen exponencialmente mayor, con menos carga para el equipo de redacción de entradas que antes.

→ La filosofía de asociación entre la IA y los seres humanos

‍«La IA no nos reemplaza... es un gran asistente que siempre está disponible. Siempre están ahí, 24 horas al día, 7 días a la semana». La confianza del personal aumentó mientras que el estrés disminuyó, creando un modelo sostenible de crecimiento.

‍

ASPECTOS DESTACADOS DEL IMPACTO EMPRESARIAL:

• Reducción del tiempo de procesamiento en un 70% en la gran mayoría de las operaciones de entrada
• Automatizó el 79% del total de las operaciones aduaneras
• Permitió a los redactores de entradas gestionar de 5 a 10 veces más volumen por persona con menos estrés que su capacidad original
• Disminución significativa de los costos operativos internos
• Personal liberado para actividades estratégicas, de cumplimiento y de ventas
• Calidad de servicio mantenida durante una volatilidad regulatoria sin precedentes

CAPACIDADES TÉCNICAS DEMOSTRADAS:

• Ingestión de documentos multiformato en todos los perfiles de clientes
• Integración perfecta con el software Descartes NetCHB ABI
• Adaptación en tiempo real a los cambios tarifarios y normativos
• Conexión de tablas de piezas, documentos de clientes y sistemas de cumplimiento
• Manejo de los complejos requisitos de la PGA y la participación de múltiples agencias
• Creación de flujos de trabajo personalizados para las necesidades únicas de cada cliente

QUIÉN DEBERÍA VER:

• Las agencias de aduanas de larga data buscan modernizarse
• Los agentes fronterizos se enfrentan a las presiones de autorización el mismo día
• Los equipos de operaciones tienen dificultades para retener a los escritores de entradas
• Las casas de bolsa se enfrentan a rápidos cambios regulatorios y a la volatilidad de las tarifas
• Empresas que desean crecer sin aumentos proporcionales de personal

La historia de OF Group demuestra cómo DocUnlock permite a las empresas familiares tradicionales honrar su herencia y, al mismo tiempo, revolucionar sus operaciones, convirtiendo casi un siglo de experiencia en aduanas en una ventaja competitiva para la era moderna sin sacrificar el toque personal que define su servicio.

‍