« Non seulement avons-nous plus de temps, mais qu'est-ce que cela signifie ? Le stress diminue. La confiance augmente. Faites confiance aux informations que nous traitons et archivons. Ce sont les choses que nous avons remarquées. Je suis convaincu à 130 % que nos employés au bureau ne retrouveront jamais la façon dont nous faisions les affaires il y a cinq ans. Nous sommes passés de [traitement des entrées] en 0 à 10 minutes... à 0 à 3 minutes. C'est là que vous commencez à constater l'efficience et l'efficacité de nos services. »

Comment OF Group a transformé quatre générations d'excellence en matière de courtage en douane grâce à l'automatisation intelligente des documents :

Dans cet entretien avec un client de DocUnlock, Oscar Fernandes (directeur et courtier en douane agréé) d'OF Group explique comment le traitement intelligent des documents de DocUnlock a révolutionné leur activité de courtage en douane de quatrième génération, vieille de 96 ans, qui couvre Laredo, au Texas, et Nuevo Laredo, au Mexique, desservant le plus grand port du pays en termes de volume.

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POINTS DE VUE CLÉS ET MOMENTS DÉCISIFS :

→ Mise en œuvre fluide et invisible pour le client

‍OF Group a réalisé une automatisation complète sans aucune interruption pour les clients. Comme le souligne Oscar : « Au final, le client n'a jamais [eu à changer quoi que ce soit]. C'était donc 100 % facile pour eux. » Les différents clients continuent d'envoyer des documents dans leurs formats préférés, tandis que DocUnlock gère toutes les variantes grâce à des flux de travail personnalisés.

→ Couverture opérationnelle de 79 % atteinte

‍« Nous utilisons DocUnlock pour plus de 79 % de nos opérations. C'est un fait. » OF Group a automatisé avec succès la grande majorité de ses processus de dédouanement sur ses activités aux États-Unis et au Mexique, restructurant ainsi fondamentalement ses flux commerciaux.

→ Capacité de réponse réglementaire rapide

‍Alors que les modifications tarifaires et les décrets étaient pris par surprise avec un minimum de préavis, DocUnlock a fait preuve d'une agilité sans précédent. Oscar note : « DocUnlock a fait un travail fantastique en nous aidant à nous organiser... en nous donnant ce contrôle, les recommandations et les suggestions proposées par vos programmeurs. »

→ Réduction de plus de 70 % du temps par entrée

‍Le temps de traitement a considérablement diminué, passant de 10 minutes à 3 minutes pour la plupart des envois. Cette transformation a permis aux rédacteurs de se concentrer sur la conformité, la formation, les ventes et la consultation des clients plutôt que sur la saisie manuelle des données.

→ Mise à l'échelle sans stress et sans effectifs

‍Auparavant, des armées de personnes devaient « simplement s'asseoir devant un ordinateur et taper », OF Group peut désormais gérer un volume de données exponentiellement plus important, en allégeant la charge de travail de l'équipe de rédaction des entrées qu'auparavant.

→ La philosophie du partenariat entre l'IA et l'homme

‍« L'IA ne nous remplace pas... c'est un excellent assistant toujours disponible. Ils sont toujours là, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. » La confiance du personnel s'est accrue tandis que le stress a diminué, créant ainsi un modèle de croissance durable.

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POINTS SAILLANTS DE L'IMPACT COMMERCIAL :

• Temps de traitement réduit de 70 % pour la grande majorité des opérations de saisie
• 79 % du total des opérations douanières ont été automatisées
• A permis aux rédacteurs d'entrées de gérer 5 à 10 fois plus de volume par personne avec moins de stress que leur capacité initiale
• Diminution significative des coûts d'exploitation internes
• Personnel libéré pour les ventes, la conformité et les activités stratégiques
• Maintien de la qualité de service dans un contexte de volatilité réglementaire sans précédent

CAPACITÉS TECHNIQUES DÉMONTRÉES :

• Ingestion de documents multiformats sur tous les profils de clients
• Intégration parfaite avec le logiciel Descartes NetCHB ABI
• Adaptation en temps réel aux évolutions tarifaires et réglementaires
• Connexion des tableaux de pièces, des documents clients et des systèmes de conformité
• Gestion des exigences complexes de la PGA et implication de plusieurs agences
• Création de flux de travail personnalisés pour les besoins uniques de chaque client

QUI DEVRAIT REGARDER :

• Des maisons de courtage en douane de longue date en quête de modernisation
• Les courtiers frontaliers font face à des pressions liées au dédouanement le jour même
• Les équipes opérationnelles ont du mal à fidéliser les rédacteurs
• Les maisons de courtage font face à des changements réglementaires rapides et à la volatilité des tarifs
• Les entreprises qui souhaitent évoluer sans augmenter proportionnellement leurs effectifs

L'histoire d'OF Group montre comment DocUnlock permet aux entreprises familiales traditionnelles d'honorer leur héritage tout en révolutionnant leurs opérations, transformant ainsi près d'un siècle d'expertise douanière en un avantage concurrentiel pour l'ère moderne sans pour autant sacrifier la touche personnelle qui caractérise leur service.

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