« C'est sans précédent que les modifications surviennent d'une heure à l'autre... Nous recevons les instructions à 6 h 30 du soir, elles entrent en vigueur à 11 h... nous avions toujours [auparavant] un préavis de 90 jours, 60 jours... pour que les programmeurs de DocUnlock puissent effectuer toutes les modifications dans un délai aussi court... il aurait été très difficile pour nous de suivre le rythme sans l'aide [de DocUnlock] »

Comment MJ Carrillo a révolutionné son activité de courtage en douane grâce à l'automatisation intelligente des documents :

Dans cet entretien avec un client de DocUnlock, Alma « Beba » Carrillo-Garza (présidente) et Oscar Garza (vice-président) de MJ Carrillo Company expliquent comment le traitement intelligent des documents de DocUnlock a transformé leur activité de courtage en douane de quatrième génération, vieille de 80 ans, à Laredo, au Texas, l'un des ports les plus fréquentés des États-Unis.

‍

POINTS DE VUE CLÉS ET MOMENTS DÉCISIFS :

→ Mise en œuvre sans interruption pour les clients

MJ Carrillo a réalisé l'automatisation sans nécessiter AUCUN changement de la part de ses clients. Comme le souligne Beba : « [Nous l'avons dit à DocUnlock] C'est ce que je reçois et c'est ce que je produis... C'était totalement invisible pour le client. » Les clients continuent d'envoyer des documents dans leurs formats préférés (PDF, e-mails, différents modèles) tandis que DocUnlock gère toutes les variantes de manière fluide.

→ Automatisation complète du 7512 In-Bond

« Je ne pense pas que quiconque ait déjà automatisé les opérations d'approvisionnement en douane à ce stade » - MJ Carrillo a été en mesure d'automatiser complètement le traitement des demandes d'approvisionnement en douane face à une forte augmentation du nombre d'envois urgents en vrac arrivant dans les 20 dernières minutes des heures de travail.

→ Intelligence adaptative sans entraînement manuel

Le système s'est automatiquement adapté à plus de 10 formats d'expéditeurs différents sans configuration manuelle. Oscar s'attendait à former le système à la mise en page de facture unique de chaque expéditeur, mais l'IA de DocUnlock a appris de manière indépendante : « L'équipe a pu le découvrir elle-même... elle a bien compris, nous n'avions pas à le faire. »

→ De quelques heures à quelques minutes

Transformation du temps Auparavant : saisie manuelle de 30 à 40 entrées, nécessitant souvent des heures supplémentaires pour effectuer tout le travail de la journée. À présent : le traitement en vrac s'est déroulé sans stress, même pour les charges chaudes de dernière minute, tandis que le personnel a été redirigé de la saisie des données vers la consultation des clients et les travaux stratégiques.

→ Une agilité réglementaire sans précédent

Les réglementations tarifaires et douanières évoluant « d'une heure à l'autre » (réception des instructions à 18h30 pour la mise en œuvre à 23h00), DocUnlock permet une adaptation rapide. Lors d'un incident, les codes tarifaires ont changé pour chaque pays, puis ont été inversés en quelques heures. L'équipe a géré les deux modifications de manière fluide.

→ Le partenariat personne-machine

« C'est là que se trouve la partie humaine. Lecture [des nouveaux documents clients] et définition du processus. Mais après cela, vous savez, il est prêt à écouter. »

‍

POINTS SAILLANTS DE L'IMPACT COMMERCIAL :

• Suppression de la saisie manuelle des données sur les factures commerciales, les formulaires de douane et les produits sous douane
• La réduction de l'erreur humaine à presque zéro a permis au personnel de se concentrer sur le conseil aux clients plutôt que sur des tâches répétitives
• Maintien de l'agilité des petites entreprises tout en développant leurs opérations, philosophie « plus avec moins » sans augmentation des effectifs

CAPACITÉS TECHNIQUES DÉMONTRÉES :

• Ingestion de documents multiformats (EDI, PDF, différents modèles)
• Extraction intelligente des champs sans modèles, adaptation automatique aux nouvelles mises en page des documents (tant que les mêmes informations sont présentes)
• Traitement en temps réel pour les dédouanements urgents, intégration aux systèmes douaniers existants

QUI DEVRAIT REGARDER :

• Courtiers en douane et transitaires en quête d'automatisation
• Les organisations confrontées à des changements réglementaires rapides
• Des chefs d'entreprise évaluent des solutions de traitement documentaire basées sur l'IA
• Toute personne intéressée par des histoires de transformation numérique réussies

L'histoire de MJ Carrillo montre comment DocUnlock permet aux entreprises traditionnelles de se moderniser sans perturber leurs clients ou leurs opérations, transformant ainsi le traitement des documents d'un goulot d'étranglement en un avantage concurrentiel.